Nach über fünfzig Jahren haben die vielfach benutzten und allseits geschätzten Zettelkataloge der Bibliothek seit Sommer 2004 ausgedient.

In drei Jahren Präzisionsarbeit wurde der Altbestand der Bibliothek von Fachkräften der Firmen Spicontent, Regensburg, und SPI Technologies, Manila/Philippinen, via Internet direkt in die Datenbank des Bibliotheksverbundes Bayern (BVB) katalogisiert - regelgerecht nach RAK-WB und inklusive der Sachkatalogisierung.

Das wurde geliefert:
27,8 Millionen Zeichen
etwa 40.000 Blatt Korrekturausdrucke
55 Ordner E-Mails / Listen / Dokumentationen
118 CD-ROMs

Das sind:
154.620 Titel / Datensätze
89.405 Monographien + 67.246 Aufsätze
Der komplette Bibliotheksbestand 1949-1995

Das waren:
693.854 Karten aus den Zettelkatalogen:
Alphabetischer + Systematischer + Biographischer + Geographischer Katalog.

Damit ist der Gesamtbestand der Bibliothek mit etwa 215.000 Titel- bzw. Datensätzen online recherchierbar. Die differenzierten Erschließungsinstrumente der ehemaligen Kataloge können weltweit zur umfassenden und bequemen OPAC-Recherche genutzt werden:

• Autoren- und Titel-Recherche
• Systematik-Recherche mit Notationen der IfZ-Systematik
• Schlagwort-Recherche für Personen, Geographika und Sachbegriffe
• für den Altbestand gibt es einige Ausnahmen und Besonderheiten

Mit dem erfolgreichen Abschluss dieses großen Projektes zählt die IfZ-Bibliothek zu den Pionieren bei der retrospektiven Katalogisierung (Digitalisierung) von Sachkatalogen.

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Details zum Projektverlauf finden sich in den IfZ-Jahresberichten 2001, 2002, 2003 und 2004.

Retrokonversion

Auszug aus dem Jahresbericht 2004:

Das mit Sondermitteln finanzierte Retrokonversionsprojekt der Bibliothek konnte im August 2004 erfolgreich abgeschlossen werden. Damit ist der Gesamtbestand der Bibliothek online recherchierbar. In diesem großen dreijährigen Digitalisierungsprojekt wurden die Inhalte der Zettelkataloge (1949 – 1995) in den Bibliotheksverbund Bayern (BVB) und den IfZ-OPAC überführt. Dabei wurden von Fachkräften der Firmen Spicontent, Regensburg, und SPI Technologies, Manila/Philippinen, etwa 700.000 Karteikarten nach Anweisungen des IfZ verarbeitet. In Manila wurde via Internet online in die Datenbank des BVB katalogisiert – regelgerecht nach RAK-WB und inklusive der Sachkatalogisierung. Neben dem Alphabetischen Katalog wurden so auch die Informationen aus dem Systematischen Katalog, dem Personen-Katalog und Teile des Geographischen Kataloges in die Datenbank übertragen. Die IfZ-Bibliothek zählt damit zu den Pionieren bei der retrospektiven Katalogisierung (Digitalisierung) von Sachkatalogen.

Während der gesamten Laufzeit des Projektes hatte SPI mit erheblichen organisatorischen Schwächen zu kämpfen. Zwar wurden die großen Datenmengen letztendlich erfolgreich bearbeitet und geliefert, aber es ist SPI nicht gelungen, das Projekt im gesamten Umfang zufriedenstellend und termingerecht zu handhaben. Während des gesamten Projekts war eine intensive, zeitraubende Betreuung und Kontrolle durch das IfZ notwendig. Als SPI zum Jahresbeginn 2004 beschloss, zukünftig die Bibliothekssparte aufzugeben, und im Februar 2004 seine deutsche Niederlassung in Regensburg schloss, war zum (ohnehin verspäteten) Projektende erheblicher Druck notwendig, um die letzten ausstehenden Lieferungen und die vereinbarten abschließenden Dienstleistungen (Statistiken und diverse Listen für die Nacharbeiten im IfZ) zu erhalten. Mit Mühe und Not konnte erreicht werden, dass die letzten Datenerfassungen von SPI noch vor dem endgültigen Abschalten des alten BVB-KAT Mitte Juni 2004 erfolgten. Wegen der Organisationsmängel musste SPI zum Projektabschluss aufwändige Vollständigkeitsüberprüfungen vornehmen, aus denen Mitte Juli eine Datenbank hervorging, in der das IfZ nachprüfen kann, wann und wie welche Karte / Image bzw. welche Signaturen verarbeitet wurden. Bei dieser Schlusskontrolle wurden ca. 200 übersehene oder vergessene Karten entdeckt, die unbearbeitet an das IfZ zurückgegeben wurden. Zum Projektauftrag gehörte auch die Erstellung von differenzierten Statistiken durch SPI, von denen sich das IfZ Aufschluss über Umfang und Art der vorhandenen Altbestände erhoffte. Leider erwiesen sich die von SPI erst sehr spät gelieferten Daten als äußerst fehlerhaft und in sich unstimmig. Das IfZ hat hier auf Korrekturen durch SPI verzichtet, da entsprechende Korrekturforderungen aufwändiger sind als diese selbst zu korrigieren. Die endgültige Auswertung und Korrektur aller wichtigen Details dieser Statistiken konnte im Berichtsjahr nicht erfolgen, da alle Kapazitäten durch die BVB-Migration gebunden waren. Allerdings zeichnet sich bereits ab, dass es notwendig sein wird, die bisher immer nur geschätzte Größe des gesamten Bibliotheksbestandes zusammen mit den Statistikunterlagen aus der Retrokonversion neu zu berechnen.

Im Rahmen des Projektes wurden insgesamt folgende Mengen verarbeitet:

• 693.854 Karten aus den Zettelkatalogen (Alphabetischer + Systematischer + Biographischer + Geographischer Katalog) wurden konvertiert
• daraus entstanden 154.620 Titel / Datensätze für 89.405 Monographien und 67.246 Aufsätze; insgesamt wurden 90.028 Titel / Datensätze (22.922 Monographien und 67.106 Aufsätze) in den BVB erstmalig eingebracht
• 27,8 Millionen Zeichen wurden erfasst, etwa 40.000 Blatt Korrekturausdrucke, 55 Ordner E-Mails / Listen / Dokumentationen und 118 CD-ROMs mussten bewältigt werden

• das IfZ meldete für die Retrokonversion insgesamt 3.803 neue Schlagwortansetzungen – dabei handelt es sich überwiegend um rechercheintensive Personennamen mit Nationalität, Lebensdaten, Beruf – an die bundesweite Schlagwortnormdatei (SWD)

Mit dem erfolgreichen Abschluss der Retrokonversion haben die vielfach benutzten und allseits geschätzten Zettelkataloge nach über fünfzig Jahren ausgedient. Sie wurden großenteils aus dem Katalogsaal entfernt und im Magazin aufgestellt, der Alphabetische Benutzerkatalog (ein Teil-Duplikat des Dienstkataloges) wurde makuliert. Übrig geblieben sind nur noch der Geographische Katalog und kleine Teile des Biographischen und des Systematischen Kataloges, die jene Informationen enthalten, die erst durch das Nacharbeiten im IfZ in die Datenbank überführt werden können.

Zettelkataloge ade ...

Bereits bei der Projektplanung waren umfangreiche Nacharbeiten durch das IfZ als unvermeidbar akzeptiert worden. Diese entstehen bei den Titeln, die eine Fremdfirma nicht abschließend bearbeiten konnte. Das gilt für nachträgliche Kontrollen bei Lokaldaten samt Umsignieren von Beständen (dublette Signaturen prüfen, divergierende Akzessionsnummern und Exemplarzahlen prüfen) und für die Ergänzung unleserlicher oder fehlender Titelbestandteile und für manche Bereiche der verbalen Sacherschließung (Schlagwortvergabe). Insbesondere bei letzterer kommt ein erheblicher Arbeitsaufwand auf die Bibliothek zu. Da die „alte“ Sacherschließung nicht den heutigen Bibliotheksnormen entspricht, konnten Teilmengen der früheren Inhaltserschließung nicht konvertiert werden. Z. B. können alle Informationen aus dem GEO-Katalog nur von qualifiziertem Personal im IfZ in sach- und regelgerechte Schlagwörter umgesetzt werden. Personennamen mussten mit der Schlagwortnormdatei abgeglichen werden. Bei Titeln, die bereits Schlagwörter anderer Bibliotheken enthielten, müssen vom IfZ vergebene Schlagwörter auf eine mögliche Redundanz überprüft werden. Nur so ist der im IfZ übliche hohe Qualitätsstandard der Inhaltserschließung, von dem auch der BVB profitiert, bei Retro-Titeln zu gewährleisten. Ein Teil der Bestände wurde in den Anfangsjahren der Bibliothek gar nicht sachkatalogisiert, diese Titel wurden dem IfZ gemeldet, so dass die Sachkatalogisierung nun nachgeholt werden kann.

Mit Abschluss des Projektes stehen erstmals Zahlen zu den im IfZ zu leistenden Nacharbeiten zur Verfügung:

wegen zu großer Datenmengen nicht konvertierbare Sachkatalogdaten 

Wegen der während der BVB-Migration eingeschränkten Arbeitsmöglichkeiten und der daraus resultierenden zusätzlichen Belastungen konnten im Berichtsjahr nur wenige Nacharbeiten erledigt werden:

• Die restlichen 331 Personennamen aus dem BIO-Katalog (Teil 2) wurden an die Schlagwortnormdatei (SWD) gemeldet.
• Bei 582 Titeln wurden die Lokaldaten überprüft und korrigiert und zum Teil die Signaturschilder erneuert.
• Bei 399 Sonderdrucken wurde das Impressum in der Titelaufnahme ergänzt.

Der erfolgreiche Abschluss der Retrokonversion wurde auf der Homepage des IfZ und in Kurzbeiträgen in den „Vierteljahrsheften für Zeitgeschichte“ und in drei bibliothekarischen Fachzeitschriften bekannt gemacht.

<h5>Auszug aus dem Jahresbericht 2003:</h5>

Für die Haushaltsjahre 2001 bis 2003 stehen der Bibliothek Sondermittel zur Verfügung, um alle Zettelkataloge der Bibliothek durch eine Fremdfirma digitalisieren zu lassen. Im Rahmen dieses Projektes werden alle Bestände der Bibliothek (ca. 160.000 bis 170.000 Titel) – einschließlich ihrer Sacherschließung – im Bibliotheksverbund Bayern (BVB) verzeichnet und dort wie im OPAC-Katalog der IfZ-Bibliothek weltweit im Internet recherchierbar gemacht. Der Auftrag wurde im dritten Quartal 2001 an die Firma Spicontent, Regensburg vergeben, die als hundertprozentige Tochter von SPI-Technologies, Manila / Philippinen, die Daten in Manila erfassen lässt.

Nach erheblichen Anlaufschwierigkeiten im Jahr 2002 konnte das Projekt im Berichtsjahr nun erfolgreich weitergeführt werden. Im Berichtsjahr wurden über 110.000 Titelaufnahmen konvertiert. Mit insgesamt ca. 150.000 Retro-Datensätzen sind etwa 90 % der Bestände im BVB erfasst. Zum Jahresende 2003 ist damit das Gros der Bestände einschließlich der Aufsätze aus Zeitschriften und Sammelwerken alphabetisch und sachlich im Internet recherchierbar:

• Alphabetischer Katalog (etwa 90 % konvertiert)

• Biographischer Katalog (etwa 70 % konvertiert)

• Geographischer Katalog (wird später nachgearbeitet – etwa 10 % konvertiert)

• Systematischer Katalog (etwa 85 % konvertiert)

Trotz großer Anstrengungen ist es SPI nicht gelungen, das Projekt termingerecht zum Jahresende abzuschließen, da die Verzögerungen des Vorjahres nicht komplett aufzuholen waren. Das IfZ ist sicher, dass das Projekt im Frühjahr 2004 abgeschlossen werden kann.

Verfahren:

• Die Images der etwa 700.000 Karteikarten aus den verschiedenen Katalogarten wurden in Manila anhand manuell erfasster Signaturen automatisch je Titel zusammengeführt. Zu übergehende Karten wurden aussortiert und sollen zur Kontrolle an das IfZ zurückgeliefert werden. Je Titel wurden Ausdrucke der Images angefertigt, die als Erfassungsgrundlage dienen. Für die Qualitätskontrolle durch SPI wurden die Notationen der IfZ-Systematik in eine Datenbank eingespielt und so eine  Plausibilitätskontrolle aller verwendeten Notationen ermöglicht.

• Die nach Signaturen sortierten Titel werden – beginnend mit der Signaturgruppe A –  via Internet online direkt im BVB erfasst (katalogisiert). Bei im BVB bereits vorhandenen Titeln (Hits) werden die Lokal- und Sacherschließungsdaten des IfZ zugetragen. Für die übrigen Titel (Non-Hits) werden Neuaufnahmen gemacht. Neuaufnahmen werden offline doppelt erfasst, um die Fehlerquote möglichst niedrig zu halten. Die erfassten Datensätze werden von SPI ausgespeichert. Verschiedene Programme steuern die Weiterverarbeitung und Lieferung der Daten an das IfZ. Erfasste Titel werden erst nach einer SPI-internen Qualitätskontrolle an das IfZ geliefert. Zwischen der Ersterfassung und der Lieferung können mehrere Wochen – zeitweise waren es sogar Monate – liegen.

• Die Lieferung erfolgt in sog. „Delivery Logs“. Das sind komplexe Listen in tabellarischer Form (Excel-Dateien), die einerseits als Abrechungsgrundlage dienen (Anzahl der Zutragungen und Neuaufnahmen), sowie zugleich dem IfZ alle notwendigen Informationen zur Qualitätskontrolle geben (Signatur, Datensatznummer im BVB u. a.) und darüber hinaus alle weiteren Verarbeitungsschritte im IfZ steuern für alle jene Titel, deren Daten nicht abschließend von SPI bearbeitet werden können / sollen. Zu jeder Lieferung gehören eine Access-Datenbank auf CD mit Kopien aller verarbeiteten Images sowie – für 10 bis 20 % der Datensätze – Papierausdrucke der fertigen BVB-Titelaufnahmen und der zugehörigen Images. Die Datenbank und die Papierausdrucke sind Grundlage für die Qualitätskontrolle durch das IfZ.

• Das IfZ liest die Lieferungen Korrektur. Fehler werden als Korrekturwünsche an SPI zurückgemeldet. Bei Überschreiten der vereinbarten zulässigen Fehlerquoten werden Lieferungen komplett zurückgewiesen. Erst nach Ausführung der Korrekturen und erneuter Lieferung des jeweiligen „Delivery Logs“ zusammen mit Kopien der korrigierten Titelaufnahmen und nach einer erneuten Überprüfung dieser Aufnahmen durch das IfZ gilt eine Lieferung als abgenommen und abrechnungsfähig.

• Nach der endgültigen Abnahme einer Lieferung können im IfZ die umfangreichen Nacharbeiten beginnen.

Produktion, Qualitätskontrolle, Termine, Mengen:

Nachdem SPI das Personal für Erfassung und Qualitätskontrolle erheblich aufgestockt hatte, konnte im Berichtsjahr die Massenproduktion anlaufen. Die Qualität der Katalogisierung war überwiegend gut, die Struktur der Lieferungsdateien (Delivery Logs) bewährte sich. Dennoch waren bei fast jeder Lieferung Korrekturen, häufig auch Zweitkorrekturen erforderlich, deren Dokumentation und Kontrolle dem IfZ einen hohen zusätzlichen Zeitaufwand abverlangten. SPI musste mehrfach im Berichtsjahr auf veränderte Erfassungskonventionen des BVB reagieren und das Personal umschulen, so nach der Einführung der Personennamendatei (PND) wie nach der Einspeicherung von großen Fremddatenmengen. Dazu mussten ergänzende Bearbeitungsregeln zwischen dem IfZ und SPI vereinbart werden. Auch die Bearbeitung von Zeitschriftenaufsätzen machte ergänzende Regelungen erforderlich. Dadurch entstanden mehrfach Verschiebungen bei der Einhaltung von Terminplänen. Aber auch darüber hinausgehend gab es statt regelmäßiger Lieferungen zeitweise Bearbeitungs- oder Korrekturstaus und dann wiederum gehäufte Lieferungen. Rückblickend ist festzustellen, dass zwar große Mengen bearbeitet und zufriedenstellend abschließend geliefert werden konnten, dass es SPI aber nicht gelungen ist, das Projekt im gesamten Umfang termingerecht zu handhaben. Dabei ist besonders bedauerlich, dass entgegen getroffener Absprachen bisher keine einzige Signaturgruppe abschließend bearbeitet wurde und eine größere Menge von Rückfragen zu komplizierten Titelaufnahmen (ca. 1.500 Titel) noch nicht dem IfZ übermittelt wurden. Zum Jahresende haben ca. 25.000 Datensätze noch nicht die Qualitätskontrolle durch das IfZ und daraus resultierende Korrekturläufe passiert; bei SPI steht noch der Abgleich von Seriengesamtaufnahmen und von Online-Karten aus, ebenso wie abschließende Statistikläufe. Trotz der Organisationsmängel muss betont werden, dass die Datenerfassung letzten Endes zur Zufriedenheit des IfZ erfolgte und dass die Projektmanagerin von SPI in Regensburg alle Wünsche und Mahnungen des IfZ immer äußerst kooperativ unterstützt hat. Statt der ursprünglich geschätzten 170.000 Karten werden vermutlich insgesamt etwa 160.000 Hauptkarten zu bearbeiten sein. Im Laufe des Berichtsjahres wurden folgende Mengen bewältigt:

Gelieferte Datensätze (kumulierte Summen):

Erfasste Datensätze (Stand 31.12.03):     150.659                     62.686                 87.973       

Aufwand im IfZ, Nacharbeiten:

Für die Betreuung des Projektes und das zeitraubende Korrekturlesen war die komplette Arbeitskraft einer Bibliothekarin notwendig, drei Monate half ein Bibliothekar halbtags zusätzlich beim Korrekturlesen. Die zahlreichen Rückfragen (2003: 911, 2002: 181 ) zu schwierigen Titelaufnahmen und / oder rätselhaften Vorlagen banden zeitweilig die Arbeitskraft einer weiteren Bibliothekarin. Entsprechend stand nur wenig Arbeitskapazität für die sog. „Nacharbeiten“ zur Verfügung, die gemäß Projektplanung dann notwendig sind, wenn SPI die Titel nicht abschließend bearbeiten kann. Das gilt für nachträgliche Kontrollen bei Lokaldaten samt Umsignieren von Beständen (dublette Signaturen prüfen, divergierende Akzessionsnummern und Exemplarzahlen prüfen) und für die Ergänzung unleserlicher oder fehlender Titelbestandteile und für manche Bereiche der verbalen Sacherschließung (Schlagwortvergabe). Insbesondere bei letzterer kommt ein erheblicher Arbeitsaufwand auf die Bibliothek zu. Ca. 45 % der Titel müssen allein für die verbale Sacherschließung nachbearbeitet werden. Da die „alte“ Sacherschließung nicht den heutigen Bibliotheksnormen entspricht, können Teilmengen der früheren Inhaltserschließung nicht von SPI konvertiert werden. Z. B. können alle Informationen aus dem GEO-Katalog nur von qualifiziertem Personal im IfZ in sach- und regelgerechte Schlagwörter umgesetzt werden. Personennamen müssen mit der Schlagwortnormdatei abgeglichen werden. Bei Titeln, die bereits Schlagwörter anderer Bibliotheken enthielten, müssen unsere Schlagwörter auf eine mögliche Redundanz überprüft werden. Nur so ist der im IfZ übliche hohe Qualitätsstandard der Inhaltserschließung, von dem auch der BVB profitieren wird, bei Retro-Titeln zu gewährleisten. Ein Teil der Bestände wurde in den Anfangsjahren der Bibliothek gar nicht sachkatalogisiert, diese Titel werden dem IfZ gemeldet, so dass die Sachkatalogisierung nun nachgeholt werden kann (Zahlen dazu liegen noch nicht vor). Bisher konnten folgende Nacharbeiten erledigt werden:

• Von den etwa 5.000 Personennamen im BIO-Katalog (Teil 2), die nicht von SPI verarbeitet werden konnten, wurden im Berichtsjahr weitere 1.067 Personen für die späteren Nacharbeiten vorbereitet. Für diese Personen wurden die Lebensdaten, der Beruf und die Nationalität in Datenbanken und Nachschlagewerken oder durch Autopsie ermittelt und die entsprechenden Ansetzungen an die Schlagwortnormdatei (SWD) gemeldet. Damit sind nur Teile der Namen mit  „M“ und „R“ sowie alle Namen mit „S“ noch nicht erledigt.

• Bei 254 Titeln wurden die Lokaldaten überprüft und korrigiert und die Signaturschilder erneuert.
• Bei 998 Sonderdrucken wurde das Impressum in der Titelaufnahme ergänzt.
• Bei 2.094 Titeln wurde die Sacherschließung nachträglich ergänzt oder überprüft und korrigiert.
• Zeitschriften ohne Z-Signatur konnten bisher vom IfZ nicht komplett im BVB erfasst werden. Während des Retrokonversionsprojektes wurden 33 „versteckte“ Zeitschriften entdeckt, zur Bearbeitung an das IfZ zurückgegeben und hier erfasst.
• Konvolute und sehr komplizierte Titelaufnahmen (z. B. wenn Urheber in der Gemeinsamen Körperschaftsdatei GKD fehlen) wurden an das IfZ zurückgegeben: dafür wurden vom IfZ 153 Datensätze neu erfasst.

Die endgültigen Zahlen für die im IfZ nach Projektende zu erledigenden Nacharbeiten werden erst im Frühjahr 2004 vorliegen. Der größte Teil wird die Vervollständigung und Kontrolle der Inhaltserschließung bei etwa 70.000 Titeln betreffen und war bereits bei der Projektplanung als unvermeidbar akzeptiert worden.


Auszug aus dem Jahresbericht 2002:

Für die Haushaltsjahre 2001 bis 2003 stehen der Bibliothek Sondermittel zur Verfügung, um alle Zettelkataloge der Bibliothek durch eine Fremdfirma digitalisieren zu lassen. Ziel des Projektes ist die vollständige Verzeichnung aller Bestände (ca. 170.000 Titel) - einschließlich der Sacherschließung - im Bibliotheksverbund Bayern (BVB), ihr Nachweis in der Datenbank und dem OPAC der IfZ-Bibliothek und damit ihre weltweite Recherchierbarkeit im Internet.

Nach einer EU-Ausschreibung war 2001 der Auftrag an die Firma Spicontent, Regensburg, vergeben worden. Spicontent ist eine hundertprozentige Tochter von SPI-Technologies in Manila, Philippinen, von der die Datenerfassung ausgeführt wird. Zum Jahresende 2001 waren alle (ca. 700.000) Karteikarten gescannt und die Bibliothek rechnete damit, dass SPI nach der datentechnischen Aufbereitung der Images und einem Testlauf ab Februar/März 2002 mit der laufenden Produktion starten könne.

Tatsächlich wurde das ganze Berichtsjahr 2002 benötigt, um das Projekt in die richtigen Bahnen zu lenken und immer wieder auftauchende Probleme zu beseitigen. Die Anlaufschwierigkeiten waren erheblich größer, als vom IfZ erwartet worden war. Ein derart komplexes Retrokonversions-Projekt zu handhaben, war auch für SPI Neuland: Erstmals sollten nicht nur die Daten des Alphabetischen Kataloges, sondern auch die der Sachkataloge (Notationen und Schlagwörter) konvertiert werden. Dabei sollten einige Datenteilmengen nicht endverarbeitet, sondern als Information für späteres Nacharbeiten an das IfZ zurückgemeldet werden. Es galt, die Wünsche und Anforderungen des IfZ - mit Hilfe von Übersetzungen durch Spicontent in Regensburg - den nicht-deutschsprachigen Partnern von SPI-Technologies in Manila mit ihrem durchaus kompetenten Personal zu vermitteln und so die dortigen Arbeitsabläufe zu strukturieren. Einige Schwierigkeiten bereitete es SPI, bei der Umsetzung der Titeldaten von PI nach RAK-WB den vereinbarten Qualitätsstandard zu erfüllen. Dabei waren fehlende Deutschkenntnisse offensichtlich eine zusätzliche Hürde. Es war aber auch unübersehbar, dass die von SPI verkauften Dienstleistungen "Kenntnisse in RAK-WB und BVB-Konventionen" tatsächlich erst mit Hilfe des IfZ trainiert werden mussten.

Trotz sehr kooperativen Verhaltens von SPI entstand so beim IfZ während der Anlaufschwierigkeiten wiederholt der Eindruck, der eigene "Arm sei zu kurz" um bis Manila zu langen, und das IfZ bezahle nun mit erheblichem Mehraufwand dafür, dass die verfügbaren Mittel nur für den billigsten Anbieter im Rahmen der Globalisierung gereicht hatten. Zum Jahresende 2002 scheinen nun die Anfangshürden bewältigt zu sein, die Katalogisierung hat ein zufriedenstellendes Niveau erreicht und einer zügigen Produktion und Lieferung steht wohl nichts mehr im Wege.

Im Folgenden wird das gewählte Verfahren der Retrokonversion kurz beschrieben sowie einige der gravierenden Fehler und Verzögerungen in der Anlaufphase des Projektes.

Verfahren: Die Images der Karteikarten aus den verschiedenen Katalogarten wurden in Manila anhand manuell erfasster Signaturen automatisch je Titel zusammengeführt. Zu übergehende Karten wurden aussortiert und werden peu à peu zur Kontrolle an das IfZ zurückgeliefert. Je Titel wurden Ausdrucke der Images angefertigt, die als Erfassungsgrundlage dienen. Für die Qualitätskontrolle durch SPI wurden die Notationen der IfZ-Systematik in eine Datenbank eingespielt und so eine Plausibilitätskontrolle aller verwendeten Notationen ermöglicht.

Die nach Signaturen sortierten Titel werden - beginnend mit der Signaturgruppe A - via Internet online direkt im BVB erfasst (katalogisiert). Bei im BVB bereits vorhandenen Titeln (Hits) werden die Lokal- und Sacherschließungsdaten des IfZ zugetragen. Für die übrigen Titel (Non-Hits) werden Neuaufnahmen gemacht. Die erfassten Daten werden von SPI ausgespeichert. Verschiedene Programme steuern die Weiterverarbeitung und Lieferung der Daten an das IfZ. Erfasste Titel werden erst nach einer SPI-internen Qualitätskontrolle an das IfZ geliefert. Zwischen der Ersterfassung und der Lieferung können mehrere Wochen - zeitweise waren es sogar Monate - liegen.

Die Lieferung erfolgt in sog. "Delivery Logs". Das sind komplexe Listen in tabellarischer Form (Excel-Dateien), die einerseits als Abrechungsgrundlage dienen (Anzahl der Zutragungen und Neuaufnahmen), sowie zugleich dem IfZ alle notwendigen Informationen zur Qualitätskontrolle geben (Signatur, Datensatznummer im BVB u. a.) und darüber hinaus alle weiteren Verarbeitungsschritte im IfZ steuern für alle Titel, deren Daten nicht abschließend von SPI bearbeitet werden können / sollen. Zu jeder Lieferung gehören eine Access-Datenbank auf CD mit Kopien aller verarbeiteten Images sowie - für mindestens 10 % der Datensätze - Papierausdrucke der fertigen BVB-Titelaufnahmen und der zugehörigen Images. Die Datenbank und die Papierausdrucke sind Grundlage für die Qualitätskontrolle durch das IfZ.

Das IfZ liest die Lieferungen Korrektur. Fehler werden als Korrekturwünsche an SPI zurückgemeldet. Bei Überschreiten der vereinbarten zulässigen Fehlerquoten werden Lieferungen komplett zurückgewiesen. Erst nach Ausführung der Korrekturen und erneuter Lieferung des jeweiligen "Delivery Logs" zusammen mit Kopien der korrigierten Titelaufnahmen und nach einer erneuten Überprüfung dieser Aufnahmen durch das IfZ gilt eine Lieferung als abgenommen und abrechnungsfähig.

Nach der endgültigen Abnahme einer Lieferung können im IfZ die umfangreichen Nacharbeiten beginnen, z. B. unleserliche bzw. fehlende Daten ergänzen, dublette Signaturen prüfen, divergierende Akzessionsnummern und Exemplarzahlen prüfen, Sachkatalogisierung nachholen bzw. korrigieren.

Fehler beim Scannen: Der Operator des Subunternehmers MicroUnivers hatte zum Teil lückenhaft gescannt, Kartenstapel oder Leitkarten in der Reihenfolge vertauscht, strukturierende Sonderkennzeichnungen einiger komplizierter Schubladen waren durcheinander geraten. Beim Umsetzen der Kataloginformationen in die "Tiff-Header" der Images waren zusätzlich Fehler passiert. Im IfZ und bei Spicontent mussten wochenlang Images kontrolliert und Fehlermeldungen zusammengestellt werden. Die Aufbereitung der an das IfZ zu liefernden CDs samt dem dazugehörigen Image-Viewer als Software verzögerte sich mehrfach. Erst Anfang April lagen mit der vierten Version lesbare CDs in der gewünschten Form vor, was die notwendige Voraussetzung zum Aufspüren der Fehler war. Die letzten Fehlerlisten wurden im Juli / August an SPI in Manila weitergegeben, wo inzwischen aber schon lange mit der Datenerfassung begonnen worden war.

Verzögerungen bei der Access-Datenbank: Die Image-Datenbank aller zu einer Lieferung gehörenden Karteikarten-Vorlagen ist Voraussetzung, um im IfZ die nicht ausgedruckten 90 % einer Lieferung Korrektur lesen zu können. Auf sie konnte nur verzichtet werden, solange während der Testläufe und der ersten Lieferungen noch 100 % Papierausdrucke geliefert wurden. SPI hat hier offensichtlich den Programmieraufwand und die Installationsschwierigkeiten im IfZ unterschätzt. Erst Mitte August stand dem IfZ eine ablauffähige Version der Datenbank zur Verfügung. Eine neue Version mit komfortablerer Rechercheoberfläche ist versprochen, steht aber noch aus.

Strukturieren der Arbeitsabläufe: Das IfZ musste leider die Erfahrung machen, dass fast alle entscheidenden Impulse zur Strukturierung des Projektes vom IfZ kommen mussten. Die Hoffnung, zum Themenkomplex "Projektmanagement, Lieferung, Qualitätssicherung" - der auch Bestandteil der Ausschreibung war - aus Manila tragfähige Vorschläge zu bekommen, wurde nicht erfüllt. Entweder kamen zu kurz greifende Vorschläge oder gar nichts. Um nicht weitere Zeit zu verlieren, hat das IfZ die entscheidenden Vorschläge zur Gestaltung von Lieferungsdokumenten und Statistiken selbst geliefert. In dieser Phase des Projektes war mehrfach zu spüren, dass SPI die Komplexität der Projektanforderungen offensichtlich unterschätzt hatte. Insbesondere die Steuerung der verschiedenen Informationen aus der Teilverarbeitung jener Datensätze, die später vom IfZ nachbearbeitet werden sollen, erwies sich als schwierig und fehleranfällig bei der Programmierung. Auch dauerte es länger, bis sicher gestellt war, dass Zusammengehöriges zusammen geliefert wird (Aufsätze und Quellen, verschiedene Ausgaben unter derselben Grundsignatur, alle Bände eines Mehrteiler u. ä.). Inzwischen sind die Delivery Logs zur Zufriedenheit des IfZ strukturiert; separate Anhänge ermöglichen es, die verschiedenen, vom IfZ zu leistenden Folgearbeiten zeitlich zu entkoppeln.

Qualitätskontrolle / Fehlerquoten / Terminpläne: Wegen zu hoher Fehlerquoten hat das IfZ im Berichtsjahr alle Neuaufnahmen zu 100 % Korrektur gelesen, was einen ungeheuren Zeitaufwand bedeutete. Zur Verbesserung der Datenqualität beschloss SPI Ende Oktober, alle Neuaufnahmen offline doppelt zu erfassen. Das IfZ hofft, dass damit die Fehlerquoten dauerhaft sinken. Erst zum Jahreswechsel scheint es vertretbar, die Papierausdrucke zu reduzieren und geringere Mengen Korrektur zu lesen. Während des gesamten Berichtsjahres wurde von SPI unregelmäßig geliefert, zum Jahresende gehäuft. Zwar wurden in der zweiten Jahreshälfte Terminpläne aufgestellt, doch konnten sie wegen der hohen Fehlerquoten und Nachschulungen des Personals nicht eingehalten werden.

Zahlenangaben:

Erfasste Datensätze:
 

Gelieferte Datensätze:

Die ursprünglich für 2002 geplanten Liefermengen sind weit unterschritten. Da bisher nur die Testdaten und Lieferung 1 endgültig vom IfZ abgenommen wurden, erfolgte im Berichtsjahr keine Zahlung an Spicontent. Die Haushaltsmittel wurden auf das kommende Jahr übertragen. Der Terminplan wurde so verändert, dass das Projekt weiterhin 2003 abgeschlossen werden kann. Das IfZ ist zuversichtlich, dass dieser Plan realisiert werden wird.

Nacharbeiten: Wegen Verzögerungen bei der Ausführung von Korrekturen konnte noch kaum mit den Nacharbeiten begonnen werden. Hier wird insbesondere bei der Sacherschließung ganz erheblicher Arbeitsaufwand auf die Bibliothek zukommen. Wenn die ersten zwölf Lieferungen repräsentativ sind, ist davon auszugehen, dass ca. 35 % der Titel allein für die Sacherschließung nachbearbeitet werden müssen. Da die "alte" Sacherschließung nicht den heutigen Bibliotheksnormen entspricht, können Teilmengen der früheren Inhaltserschließung nicht von SPI konvertiert werden. Z. B. können alle Informationen aus dem GEO-Katalog nur von qualifiziertem Personal im IfZ in sach- und regelgerechte Schlagwörter umgesetzt werden. Personennamen müssen mit der Schlagwortnormdatei abgeglichen werden. Titel mit redundanten Schlagwörtern anderer Bibliotheken müssen überprüft werden. Nur so ist der im IfZ übliche hohe Qualitätsstandard der Inhaltserschließung, von dem auch der BVB profitieren wird, bei Retro-Titeln zu gewährleisten. Von den 5.300 Personennamen im BIO-Katalog (Teil 2), die nicht von SPI verarbeitet werden konnten, wurden im Berichtsjahr mehr als ein Drittel für die späteren Nacharbeiten vorbereitet. Für 1.998 Personen wurden die Lebensdaten, der Beruf und die Nationalität in Datenbanken und Nachschlagewerken oder durch Autopsie ermittelt und die entsprechenden Ansetzungen an die Schlagwortnormdatei (SWD) gemeldet.


Auszug aus dem Jahresbericht 2001:

Für die Haushaltsjahre 2001 bis 2003 stehen der Bibliothek Sondermittel für die Digitalisierung (Retro-Katalogisierung) aller Zettelkataloge (Alphabetischer Katalog und Sachkataloge) zur Verfügung. Ziel des Projektes ist die vollständige Verzeichnung aller Bestände einschließlich der Sacherschließung im Bibliotheksverbund Bayern (BVB), ihr Nachweis in der Datenbank der IfZ-Bibliothek und ihre weltweite Recherchierbarkeit im IfZ-WebOPAC.

Im ersten Quartal 2001 wurde intensiv mit der Vorbereitung des Retro-Projektes begonnen. In zahlreichen internen Arbeitsgruppen und Gesprächen mit Firmenvertretern und Kollegen anderer Bibliotheken wurden die verschiedenen Kataloge analysiert und mögliche Verarbeitungsweisen untersucht. Für die Verarbeitung der Sachkataloge galt es z. T. neue Verfahren zu entwickeln, da bisher kaum Erfahrungen mit vergleichbaren Projekten vorlagen. Die Verarbeitung von Notationen des Systematischen Kataloges war relativ einfach zu konzipieren. Die Verarbeitung von schlagwortähnlichen Einträgen in den Kartenköpfen (verbalen Sacherschießungselementen) stellte sich hingegen wegen der unterschiedlichen Regelwerk-Standards zwischen den vorhandenen Katalogen und den Anforderungen eines Bibliotheksverbundes als äußerst kompliziert und fehleranfällig dar. Schlagwortähnliche Einträge befinden sich im BIO-Katalog, im GEO-Katalog und bei etwa 100 Notationen des SYS-Kataloges. Des weiteren war zu klären, wie die Sachkatalogdaten mit den einzelnen Titelaufnahmen des Alphabetischen Kataloges verknüpft werden könnten; wie mit Karten für Bestände, die früher an das Archiv abgegeben worden waren, umgegangen werden sollte; ob die Zeit-/Raum-Codes im Retro-Projekt Verwendung finden sollten usw. Aufgrund diverser Zähltests wurde die zu verarbeitende Kartenmenge auf etwa 720.00 Karten geschätzt. Mit Hilfe weiterer Zähltests wurden die Anteile von Monographien- und Aufsatz-Karten sowie die Trefferquote im BVB geschätzt. Insgesamt wurde von etwa 170.000 zu konvertierenden Titeln (Hauptkarten) ausgegangen. Zeitschriftenaufnahmen wurden wegen ihres hohen Schwierigkeitsgrades vom Projekt ausgenommen und sind bereits zu 95 % von der Bibliothek vorab in den BVB überführt worden.

Das zweite und dritte Quartal 2001 wurde genutzt, um differenzierte Verfahren für die Verarbeitung der Sachkataloge festzulegen und die Kataloge inhaltlich für die Verarbeitung durch eine Fremdfirma vorzubereiten. Da die regelgerechte Vergabe von Schlagwörtern (gegebenenfalls mit Pflege der dazugehörigen Normdateien) keiner Fremdfirma zu bezahlbaren Preisen zuzutrauen war, wurde das folgende Vorgehen beschlossen: Die Bibliothek sollte vor Beginn des Projektes für so viele Karten wie möglich passende Schlagwortketten auswählen bzw. anlegen und auf den Kartenköpfen notieren. Die Fremdfirma sollte diese vorgegebenen Schlagwortdaten dann später weiterverarbeiten. Zu diesem Zweck wurden aus den "komplizierten" Notationen des SYS-Kataloges thematisch besonders wichtige (z. B. einzelne NSDAP-Gaue, Konzentrationslager, Ghettos, Judenverfolgung in einzelnen Staaten) ausgewählt und entsprechend vorbereitet. In einer großen gemeinsamen Anstrengung wurden alle Personennamen im BIO-Katalog an der Schlagwortnormdatei (SWD) überprüft und der Katalog dabei in zwei Teile zerlegt. Teil 1 enthält die Personen, für die Schlagwörter vorab vorbereitet werden konnten; das sind die in der SWD bereits vorhandenen Personen (etwa 6.000 Personen mit etwa 85 % der Karten); es wurden über 7.000 Schlagwortketten festgelegt und mit Etiketten auf den Kartenköpfen aufgetragen. Teil 2 enthält die Personen (5.300 Personen mit etwa 15 % der Karten), die noch nicht in der SWD vorhanden sind und für die vor einer Weiterverarbeitung Meldungen an die SWD-Redaktion nötig wären, was vor Projektbeginn unmöglich zu leisten war. Im Falle des GEO-Kataloges erwies sich eine Schlagwortvergabe vorab als nicht sinnvoll, da aus den Informationen der Kartenköpfe keine regelgerechten und sinnvollen Schlagwortketten zu kreieren gewesen wären. Deshalb wurde für den gesamten GEO-Katalog, ebenso für den BIO-Katalog, Teil 2 und für die restlichen "komplizierten" Notationen nur eine Teilverarbeitung durch die Fremdfirma in Aussicht genommen. Die betroffenen, ansonsten konvertierten Titel sollen mit den bisherigen Sachkatalogdaten an die Bibliothek zurückgemeldet werden, damit die Bibliothek diese Titel später selbst abschließend bearbeiten kann. Mit diesem Verfahren wurde auf Grund von Qualitätsanforderungen einerseits und finanziellen Erwägungen andererseits billigend in Kauf genommen, dass ein Teil der Sachkatalogdaten nicht abschließend von der Fremdfirma verarbeitet werden wird und entsprechende Folgelasten auf die Bibliothek zukommen werden. (Die finanzielle Vorsicht fand später ihre Bestätigung, als die beiden ausgewiesenen europäischen Anbieter selbst bei diesem verschlankten Verfahren mit ihren Angeboten über der verfügbaren Gesamtsumme lagen.)

Im dritten Quartal 2001 wurden die restlichen noch offenen Fragen für das Projekt geklärt und die Kataloge konkret vorbereitet. Im Alphabetischen Katalog wurden bei allen als Verlust gekennzeichneten Titeln die Reiter entfernt, alle noch enthaltenen Vertreter wurden überprüft und entfernt. Der Systematische Katalog wurde im Hinblick auf neu zu schreibende Reiter überprüft. Nach Absprache und Beratungen mit dem Archiv wurde beschlossen, die Digitalisierung von 1.500 NS-Drucksachen-Katalogkarten als Projektergänzung mit in die Ausschreibung einzubeziehen.

Wegen der Höhe der Projektmittel war es - erstmalig für das IfZ - erforderlich, eine formal aufwändige EU-Ausschreibung auf den Weg zu bringen. Nach beratender Unterstützung durch die "Landesauftragsstelle" wurde am 1. Juni die Vergabebekanntmachung eines "nicht offenen Verfahrens" im Bulletin der Europäischen Gemeinschaften veröffentlicht. Fristgerecht gingen Bewerbungen von neun interessierten Firmen ein, von denen nach eingehender Prüfung der eingereichten Unterlagen und der angegebenen Referenzen am 11. Juli vier Firmen zur Angebotsabgabe bis zum 22. August aufgefordert wurden. Diese Firmen erhielten die von der Bibliothek erstellten "Verdingungsunterlagen" (19 Seiten Text, 16 Seiten Muster und Anlagen), die die geforderten Leistungen detailliert, aber verfahrensunabhängig beschreiben. Nach ausgiebiger, kritischer Prüfung der eingegangenen Angebote wurde am 24. September der Firma Spicontent, Regensburg, der Zuschlag erteilt. Spicontent ist eine hundertprozentige Tochter der Firma SPI Technologies, Manila, Philippinen, von der die Konvertierung durchgeführt werden wird.

Zusätzlich zu den Verdingungsunterlagen wurden ausführliche Erfassungsanleitungen erarbeitet. Martina Seewald-Mooser erstellte die "Erfassungsanleitung für den Alphabetischen Katalog", in der mit Hilfe zahlreicher Beispiele die Katalogkarten des PI-Zettelkataloges und die Umsetzung der Katalogdaten in den BVB-KAT beschrieben sowie die Zuordnung von Signaturen, Akzessionsnummern, Band- und Exemplarangaben geregelt und zu erwartende Detailfragen geklärt werden (95 Seiten mit ca. 120 Beispielen). Ingrid Baass erstellte die "Erfassungsanleitung für die Sachkataloge", die neben der Verarbeitung der einzelnen Sachkataloge auch das Zusammenführen der Kataloge detailliert beschreibt (34 Seiten mit 22 Beispielen). Darüber hinaus wurden Anleitungen zum Umgang mit Aufsätzen und den zugehörigen Quellen (Fundstellen), diverse Listen und Muster zusammengestellt und an Spicontent übergeben.

Im vierten Quartal, am 1. Oktober 2001, konnte das Retro-Projekt starten. In Absprache mit der Firma Mikro-Univers, Berlin, die als Subunternehmer von Spicontent, Regensburg, mit dem Scannen der Katalogkarten beauftragt worden war, wurden letzte Kontrollen und Kennzeichnungen der Kataloge vorgenommen und diese so für das Scannen vorbereitet. Damit beim Scannen des SYS-Kataloges Barcode-Etiketten verwendet werden konnten, wurden alle 5.000 Notationen der Systematik-Datenbank noch einmal am Katalog überprüft. "Komplizierte" Notationen wurden mit speziellen Einmerkern markiert. Das Scannen fand in den Räumen des IfZ statt, die Benutzung der Kataloge war währenddessen kaum behindert. Mit einer leistungsfähigen Maschine (ca. 7.000 Aufnahmen pro Stunde) konnten in der Zeit vom 22. Oktober bis zum 7. Dezember alle Karten gescannt werden:

Die elektronische Aufbereitung der Images wird bis Januar 2002 abgeschlossen sein, so dass Spicontent bzw. SPI Technologies dann alle Images auf CD-Rom vorliegen haben werden. Genaue Verfahrensschritte zu den Themenkomplexen Testlauf, Lieferung, Kontrolle, Rückmeldungen von besonderen Fällen werden ab Anfang 2002 zu klären sein. Die Bibliothek rechnet damit, dass die echte Produktion ab Februar/März starten wird.

Gegen Jahresende konnte mit Hilfe von Hilfskräften begonnen werden, die 5.300 Personennamen des BIO-Kataloges, Teil 2, die im Retro-Projekt von Spicontent nicht fertig verarbeitet werden können, für die spätere Nacharbeit durch die Bibliothek vorzubereiten. Dazu wurden für diese Personennamen die Lebensdaten, der Beruf und die Nationalität in verschiedenen Datenbanken und Nachschlagewerken recherchiert oder gegebenenfalls durch Autopsie festgestellt und SWD-Meldungen ausgefüllt. Bei dieser enorm personal- und zeitintensiven Tätigkeit wurden 319 Personennamenansetzungen an die SWD gemeldet.